halo guys, bagaimana kabarnya?? semoga sehat selalul ya, pada kesempatan kali ini saya akan memposting tentang komunikasi kantor yang pastinya dibutuhkan bagi para anak jurusan administrasi perkantoran atau bagi temen-temen yang mau masuk kejurusan tersebut atau yang mau bekerja diperkantoran pasti butuh banget dehh....
Komunikasi Kantor
.1 Pengertian Komunikasi
Dalam pengertian secara umum, komunikasi adalah penyampian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi meliputi 5unsur yaitu :
a. Pengirim warta (comunicator)
b. Warta, keterangan, atau buah pikiran
c. Alat dan sarana untuk menyampaikan warta
d. Isyarat yang dipancarkan oleh alat atau sasaran yang bersangkutan
e. Penerima warta (communicate)
Pengertian komunikasi sudah banyak didefinisikan oleh banyak orang, jumlahnya sebanyak orang yang mendifinisikannya. Dari banyak pengertian tersebut jika dianalisis pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa komunikasi mengacu pada tindakan, oleh satu orang atau lebih, yang mengirim dan menerima pesan yang terdistorsi oleh gangguan (noise), terjadi dalam suatu konteks tertentu, mempunyai pengaruh tertentu, dan ada kesempatan untuk melakukan umpan balik.
Pengertian komunikasi di definisikan dari beberapa ahli :
a. Komunikasi didefinisikan sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut. (Bovee 2003)
b. Robbins (2003) mendefinisikan komunikasi sebagai proses pemindahan data dan memehami makna yang dimaksudkan
Jadi, komunikasi pada intinya suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan informasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif.
2.2 Proses Komunikasi
Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut:
Dalam pengertian secara umum, komunikasi adalah penyampian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi meliputi 5unsur yaitu :
a. Pengirim warta (comunicator)
b. Warta, keterangan, atau buah pikiran
c. Alat dan sarana untuk menyampaikan warta
d. Isyarat yang dipancarkan oleh alat atau sasaran yang bersangkutan
e. Penerima warta (communicate)
Pengertian komunikasi sudah banyak didefinisikan oleh banyak orang, jumlahnya sebanyak orang yang mendifinisikannya. Dari banyak pengertian tersebut jika dianalisis pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa komunikasi mengacu pada tindakan, oleh satu orang atau lebih, yang mengirim dan menerima pesan yang terdistorsi oleh gangguan (noise), terjadi dalam suatu konteks tertentu, mempunyai pengaruh tertentu, dan ada kesempatan untuk melakukan umpan balik.
Pengertian komunikasi di definisikan dari beberapa ahli :
a. Komunikasi didefinisikan sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut. (Bovee 2003)
b. Robbins (2003) mendefinisikan komunikasi sebagai proses pemindahan data dan memehami makna yang dimaksudkan
Jadi, komunikasi pada intinya suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan informasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif.
2.2 Proses Komunikasi
Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut:
a. Pengirim mempunyai ide dan
berkeinginan untuk membaginya
b. Pengirim menjadikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi, nada, dan tipe yang semuanya tergantung pada ide, audiensi, pembawaan diri maupun mood pengirim.
c. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi dan media yagn tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan diterima dan formalitas yang dibutuhkan.
d. Penerima mendapatkan pesan. Agar komunikasi terjadi, penerima harus mendapatkan pesan.
e. Penerima menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyampaikannya di pikirannya. Jika telah memahami dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim.
f. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dari pesan.
2.3 Asas Komunikasi
Geoffery Mills dan Oliver Standing ford mengemukakan 4 asas pokok komunikasi, agar komunikasi itu dapat berjalan dengan efektif, antara lain :
a. Komunikasi berjalan antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain .
b. Orang hanya dapat memahami tentang suatu hal jika menghubungkan dengan hal lain yang telah dimengerti
c. Orang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti
d. Orang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai kewajiban untuk meminta penjelasan
2.4 Cara dan Alat Komunikasi
Cara dan alat alat yang dapat dipergunakan untuk mengadakan komunikasi dalam suatu organisasi adalah :
a. Wawancara khusus
b. Rapat kerja, konfrensi, atau pertemuan segenap anggota organisasi atau pegawai dalam suatu perusahaan
c. Pembicaraan telepon
d. Penerbitan
e. Surat edaran
f. Papan pengumuman
g. Plakat
h. Laporan tahunana kepada para anggota organisasi atau pegawai dalam persuahaan.
i. Surat yang dikirimkan langsung kepada pegawai
j. Film, slides atau alat alat serupa lainnya.
Untuk menetapkan sesuatu sarana yang tepat bagi sesuatu keperluan, manajer perkantoran perlu mempertimbangkan 7 faktor utama yang dikemukakan oleh Mills dan Standingford yaitu :
a. Kecepatan
Faktor ini menentukan apakah komunikasi akan dilakukan dalam surat biasa, surat kilat atau telegram misalnya.
b. Kecermatan
Faktor ini menetukan apakah angka angka itu dikirim secara tertulis atau disampaikan melalui telepon yang mungkin salah didengar misalnya.
c. Keselamatan
Faktor ini menentukan apakah sebaiknya dihantarkan atau diposkan misalnya.
d. Kerahasiaan
Faktor ini menentukan apakah warta dikirm melalui teleks atau pos tercatat.
e. Warkat
Faktor ini menentukan apakah komunikasi perlu dengan surat atau cukup dengan komunikasi lisan.
f. Kesan
Faktor ini dapat menentukan apakah cukup dengan stensilan atau dicetak dengan mewah.
g. Biaya
Semua unsur biaya harus dipertimbangkan dalam pemilihan sesuatu sarana komunikasi.
2.5 Fungsi Komunikasi
Menurut Scott dan Mitchel (1976) dalam berkomunikasi mempunyai 4 fungsi yang sangat penting yaitu :
a. Fungsi Kontrol
Setiap komunikasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang menyertainya. Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menanyakan ulang diskripsi pekerjaannya dalam hal – hal lain yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka.
b. Fungsi Motivasi
Fungsi ini dilakukan melauli pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka kerjakan, sebaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang seharusnya dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka di masa depan.
c. Fungsi Emosi
Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melaksanakan interaksi sosial. Salah satu bentuk interaksi sosial adalah komunikasi di mana masing – masing anggota organisasi dapat mengekrepesikan emosi yang negatif.
d. Fungsi Informasi
Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pegnambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan mentransfer data dan alternaif pilihan yang ada, individu atau organisasi akan mudah dalam mengambil keputusan.
b. Pengirim menjadikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi, nada, dan tipe yang semuanya tergantung pada ide, audiensi, pembawaan diri maupun mood pengirim.
c. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi dan media yagn tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan diterima dan formalitas yang dibutuhkan.
d. Penerima mendapatkan pesan. Agar komunikasi terjadi, penerima harus mendapatkan pesan.
e. Penerima menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyampaikannya di pikirannya. Jika telah memahami dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim.
f. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dari pesan.
2.3 Asas Komunikasi
Geoffery Mills dan Oliver Standing ford mengemukakan 4 asas pokok komunikasi, agar komunikasi itu dapat berjalan dengan efektif, antara lain :
a. Komunikasi berjalan antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain .
b. Orang hanya dapat memahami tentang suatu hal jika menghubungkan dengan hal lain yang telah dimengerti
c. Orang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti
d. Orang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai kewajiban untuk meminta penjelasan
2.4 Cara dan Alat Komunikasi
Cara dan alat alat yang dapat dipergunakan untuk mengadakan komunikasi dalam suatu organisasi adalah :
a. Wawancara khusus
b. Rapat kerja, konfrensi, atau pertemuan segenap anggota organisasi atau pegawai dalam suatu perusahaan
c. Pembicaraan telepon
d. Penerbitan
e. Surat edaran
f. Papan pengumuman
g. Plakat
h. Laporan tahunana kepada para anggota organisasi atau pegawai dalam persuahaan.
i. Surat yang dikirimkan langsung kepada pegawai
j. Film, slides atau alat alat serupa lainnya.
Untuk menetapkan sesuatu sarana yang tepat bagi sesuatu keperluan, manajer perkantoran perlu mempertimbangkan 7 faktor utama yang dikemukakan oleh Mills dan Standingford yaitu :
a. Kecepatan
Faktor ini menentukan apakah komunikasi akan dilakukan dalam surat biasa, surat kilat atau telegram misalnya.
b. Kecermatan
Faktor ini menetukan apakah angka angka itu dikirim secara tertulis atau disampaikan melalui telepon yang mungkin salah didengar misalnya.
c. Keselamatan
Faktor ini menentukan apakah sebaiknya dihantarkan atau diposkan misalnya.
d. Kerahasiaan
Faktor ini menentukan apakah warta dikirm melalui teleks atau pos tercatat.
e. Warkat
Faktor ini menentukan apakah komunikasi perlu dengan surat atau cukup dengan komunikasi lisan.
f. Kesan
Faktor ini dapat menentukan apakah cukup dengan stensilan atau dicetak dengan mewah.
g. Biaya
Semua unsur biaya harus dipertimbangkan dalam pemilihan sesuatu sarana komunikasi.
2.5 Fungsi Komunikasi
Menurut Scott dan Mitchel (1976) dalam berkomunikasi mempunyai 4 fungsi yang sangat penting yaitu :
a. Fungsi Kontrol
Setiap komunikasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang menyertainya. Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menanyakan ulang diskripsi pekerjaannya dalam hal – hal lain yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka.
b. Fungsi Motivasi
Fungsi ini dilakukan melauli pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka kerjakan, sebaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang seharusnya dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka di masa depan.
c. Fungsi Emosi
Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melaksanakan interaksi sosial. Salah satu bentuk interaksi sosial adalah komunikasi di mana masing – masing anggota organisasi dapat mengekrepesikan emosi yang negatif.
d. Fungsi Informasi
Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pegnambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan mentransfer data dan alternaif pilihan yang ada, individu atau organisasi akan mudah dalam mengambil keputusan.
2.6 Bentuk – Bentuk Komunikasi
Kantor
JC. Denyer dalam bukunya Office Mangement, 1975 membagi komunikasi dalam bentuk yang sistematis yaitu:
a. Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication)
Sistem Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas penghantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya.
b. Sistem komunikasi lisan (Oral Communication)
Sistem ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke dalam kantor
sendiri , radio, atau hanya corong suara
c. Sistem Mekanis (Mechanical System)
Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi
d. Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System)
Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan dan memanggil sesorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti mnajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di rumah sakit, Saranya meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu.
JC. Denyer dalam bukunya Office Mangement, 1975 membagi komunikasi dalam bentuk yang sistematis yaitu:
a. Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication)
Sistem Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas penghantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya.
b. Sistem komunikasi lisan (Oral Communication)
Sistem ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke dalam kantor
sendiri , radio, atau hanya corong suara
c. Sistem Mekanis (Mechanical System)
Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi
d. Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System)
Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan dan memanggil sesorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti mnajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di rumah sakit, Saranya meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu.
2.7 Komunikasi Yang Efektif
8 manfaat komunikasi yang efektif menurut Quible (2001) yaitu :
a. Pemecahan masalah yang lebih cepat
b. Keputusan yang lebih kuat
c. Mengingatkan produkstivitas
d. Arus kerja yang lebih kuat
e. Materi promosi yang lebih jelas
f. Meningkatkan citra pofessional
g. Meningkatkan tanggapan stakeholders
Ciri–ciri pesan yang efektif yaitu :
a. menyediakan informasi yang praktis, dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu, mejelaskan mangapa peubahaan dilakukan, memberikan solusi terhadap masalah, mediskusika status sebuah proyek.
b. Memberikan fakta dibandingkan kesan, dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud, informasi harus jelas, meyakinkan, akaurat dan etis
c. Mengklarifikasi dan menyingkat informasi dengan menggunakan tabel, bagan, foto, maupun diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud
d. Menyatakan tanggung jawab secara jelas dengan menjelaskan apa yang kita lakukan karena pesan kita hanya ditujukan pada orang – orang tertentu saja.
e. Membujuk dan menyedikan rekomendasi. Biasanya pesan yang disampikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh dengannya.
2.8 Hambatan Komunikasi dan Cara Mengatasinya
Menurut Robbins ada 4 hambatan komunikasi yang akan memperngaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan, yaitu :
a. perbedaan bahasa dan persepsi
b. gangguan komunikasi dibagi dalam 2 bentuk yaitu gangguan emosional dan gangguan fisik
c. overload informasi
d. penyaringan yang tidak tepat
Dari beberapa hambatan tersebut adapaun cara yang bisa dilakukan untuk meminimalisir dampak hambatan tersebut :
a. melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens
b. mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka
c. komitmen untuk berkomunikasi secara etis
d. menggunakan pesan yang singkat dan efektif
8 manfaat komunikasi yang efektif menurut Quible (2001) yaitu :
a. Pemecahan masalah yang lebih cepat
b. Keputusan yang lebih kuat
c. Mengingatkan produkstivitas
d. Arus kerja yang lebih kuat
e. Materi promosi yang lebih jelas
f. Meningkatkan citra pofessional
g. Meningkatkan tanggapan stakeholders
Ciri–ciri pesan yang efektif yaitu :
a. menyediakan informasi yang praktis, dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu, mejelaskan mangapa peubahaan dilakukan, memberikan solusi terhadap masalah, mediskusika status sebuah proyek.
b. Memberikan fakta dibandingkan kesan, dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud, informasi harus jelas, meyakinkan, akaurat dan etis
c. Mengklarifikasi dan menyingkat informasi dengan menggunakan tabel, bagan, foto, maupun diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud
d. Menyatakan tanggung jawab secara jelas dengan menjelaskan apa yang kita lakukan karena pesan kita hanya ditujukan pada orang – orang tertentu saja.
e. Membujuk dan menyedikan rekomendasi. Biasanya pesan yang disampikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh dengannya.
2.8 Hambatan Komunikasi dan Cara Mengatasinya
Menurut Robbins ada 4 hambatan komunikasi yang akan memperngaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan, yaitu :
a. perbedaan bahasa dan persepsi
b. gangguan komunikasi dibagi dalam 2 bentuk yaitu gangguan emosional dan gangguan fisik
c. overload informasi
d. penyaringan yang tidak tepat
Dari beberapa hambatan tersebut adapaun cara yang bisa dilakukan untuk meminimalisir dampak hambatan tersebut :
a. melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens
b. mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka
c. komitmen untuk berkomunikasi secara etis
d. menggunakan pesan yang singkat dan efektif
2.9 Tantangan Komunikasi Masa Kini
Tatangan komunikasi berkembang salama ini menurut Bovee (2003) yaitu :
a. Perkembangan teknologi
b. Globalisasi dan perbedaan antar pegawai
c. Organisasi yang berbasis tim
2.10 Berkomunikasi Dengan Atasan
Ketika ingin berkomunikasi secara efektif dengan seseorang yang mempunyai tanggung jawab dan posisi yang lebih tinggi di dalam organisasi Anda, mulailah dengan mengambil petunjuk–petunjuk Anda dari praktek yang mapan. Kalau atasan Anda benar-benar mempunyai pintu yang terbuka, maka pergunakanlah itu. Kalau tidak, pelajari cara yang bisa diterima untuk mendekatinya. Komunikasi dengan atasan Anda sebaiknya lebih formal dibandingkan komunikasi Anda dengan orang lain. Anda bisa berkomunikasi tentang persoalan–persoalan berikut dengan atasan Anda:
a. Informasi yang secara langsung melayani tugas–tugas pembuatan keputusan atasan Anda
b. Ide- ide tentang proyek spesifik
c. Keluhan–keluhan dan masalah–masalah penting yang akan mengutungkan dari perhatian atas anda
d. Usulan–usulan yang dipikirkan dengan baik untuk memperbaiki prosedur–prosedur
e. Informasi laporan yang mapan
Hindarilah berkomunikasi tentang persolan–persoalan lain yang tidak mempengaruhi kinerja Anda, seperti hubungan pribadi Anda.
2.11 Berkomunikasi Dengan Bawahan
Kemampuan anda berhubungan dengan orang yang melaporkan hal–hal yang krusial untuk kesuksesan anda dan kesuksesan mereka. Anda bertanggung jawab untuk menghasilkan yang paling baik bagi mereka dan mereka mendukung anda dalam memenuhi tanggung jawab Anda. Dimulai dengan apa yang diinginkan oleh kebanyakan orang dari atasan mereka.
a. Informasi tentang bagaimana menyelesaikan pekerjaannya dengan baik
b. Informasi tentang perusahaan
c. Penjelasan tentang proyek tim dan bagaimana proyek tim berhungan dengan tujuan organisasi
d. Umpan balik kontruksif tentang kinerja
e. Satu kadar kemandirian
f. Penghargaan ketika mereka mendapatkannya dan tanpa meminta
g. Kesan ikut memilki
h. Pekalah pada pengaruh yang dimili pesan anda
i. Cara mengembangkan otoritas
Untuk menjadikan komunikasi yang lebih efektif dengan para anggota tim yang lapor kepada Anda :
a. Adil dan jangan pilih kasih terhadap pegawai
b. Hargailah pekerjaan yang telah dikerjakan
c. Berusahalah sejujur jujurnya dan arahkan sekuat mungkin
d. Etislah tentang bisnis perusahaan
e. Luweslah terhadap masalah masalah individual
f. Perjelaslah tentang siapa yagn bertanggung jawab untuk apa
g. Bersifat empatilah dan berusahalah memahami situasi – situasi dari pandangan – pandangan mereka
h. Sadarlah atas keadaan emosinya
i. Pekalah terhadap pengaruh pesan yang dimiliki anda
j. Awasilah komunikasi non verbal anda , terutama sekali nada suara anda
2.12 Etika Komunikasi Kantor
“Etika komunikasi kantor”, merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. Etika berarti norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik. Komunikasi kantor ialah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor.
Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis. Secara lisan, dapat terjadi secara langsung (tatap muka, face to face) tanpa melalui perantara. Secara tidak langsug berarti melalui suatu perantara (telpon). Secara tertulis misalnya dengan menggunakan surat.
Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya.etika merupaka syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai. Oleh karena itu, setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:
a. Kesusilaan,dan atau budi pekerti yang baik
b. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.
c. Etika menjadi atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi.
Tatangan komunikasi berkembang salama ini menurut Bovee (2003) yaitu :
a. Perkembangan teknologi
b. Globalisasi dan perbedaan antar pegawai
c. Organisasi yang berbasis tim
2.10 Berkomunikasi Dengan Atasan
Ketika ingin berkomunikasi secara efektif dengan seseorang yang mempunyai tanggung jawab dan posisi yang lebih tinggi di dalam organisasi Anda, mulailah dengan mengambil petunjuk–petunjuk Anda dari praktek yang mapan. Kalau atasan Anda benar-benar mempunyai pintu yang terbuka, maka pergunakanlah itu. Kalau tidak, pelajari cara yang bisa diterima untuk mendekatinya. Komunikasi dengan atasan Anda sebaiknya lebih formal dibandingkan komunikasi Anda dengan orang lain. Anda bisa berkomunikasi tentang persoalan–persoalan berikut dengan atasan Anda:
a. Informasi yang secara langsung melayani tugas–tugas pembuatan keputusan atasan Anda
b. Ide- ide tentang proyek spesifik
c. Keluhan–keluhan dan masalah–masalah penting yang akan mengutungkan dari perhatian atas anda
d. Usulan–usulan yang dipikirkan dengan baik untuk memperbaiki prosedur–prosedur
e. Informasi laporan yang mapan
Hindarilah berkomunikasi tentang persolan–persoalan lain yang tidak mempengaruhi kinerja Anda, seperti hubungan pribadi Anda.
2.11 Berkomunikasi Dengan Bawahan
Kemampuan anda berhubungan dengan orang yang melaporkan hal–hal yang krusial untuk kesuksesan anda dan kesuksesan mereka. Anda bertanggung jawab untuk menghasilkan yang paling baik bagi mereka dan mereka mendukung anda dalam memenuhi tanggung jawab Anda. Dimulai dengan apa yang diinginkan oleh kebanyakan orang dari atasan mereka.
a. Informasi tentang bagaimana menyelesaikan pekerjaannya dengan baik
b. Informasi tentang perusahaan
c. Penjelasan tentang proyek tim dan bagaimana proyek tim berhungan dengan tujuan organisasi
d. Umpan balik kontruksif tentang kinerja
e. Satu kadar kemandirian
f. Penghargaan ketika mereka mendapatkannya dan tanpa meminta
g. Kesan ikut memilki
h. Pekalah pada pengaruh yang dimili pesan anda
i. Cara mengembangkan otoritas
Untuk menjadikan komunikasi yang lebih efektif dengan para anggota tim yang lapor kepada Anda :
a. Adil dan jangan pilih kasih terhadap pegawai
b. Hargailah pekerjaan yang telah dikerjakan
c. Berusahalah sejujur jujurnya dan arahkan sekuat mungkin
d. Etislah tentang bisnis perusahaan
e. Luweslah terhadap masalah masalah individual
f. Perjelaslah tentang siapa yagn bertanggung jawab untuk apa
g. Bersifat empatilah dan berusahalah memahami situasi – situasi dari pandangan – pandangan mereka
h. Sadarlah atas keadaan emosinya
i. Pekalah terhadap pengaruh pesan yang dimiliki anda
j. Awasilah komunikasi non verbal anda , terutama sekali nada suara anda
2.12 Etika Komunikasi Kantor
“Etika komunikasi kantor”, merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. Etika berarti norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik. Komunikasi kantor ialah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor.
Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis. Secara lisan, dapat terjadi secara langsung (tatap muka, face to face) tanpa melalui perantara. Secara tidak langsug berarti melalui suatu perantara (telpon). Secara tertulis misalnya dengan menggunakan surat.
Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya.etika merupaka syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai. Oleh karena itu, setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:
a. Kesusilaan,dan atau budi pekerti yang baik
b. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.
c. Etika menjadi atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi.
sekian dulu ya guys, kalau ada unek-unek tentang postingan saya silakan berikan komentar temen-temen semua.
0 Comments